Bureau des Entrées

LA GESTION DE BUREAU DES ENTREE

Le Bureau des entrées est rattaché à la Sous-direction des services de santé 

  Missions :

– Mouvement de la population                              

 – Préparation des fiches navettes

 – Enregistrer les admissions et les sorties des malades /les attestations de présence et de séjour

– Organiser les permissions et les évacuations externes et le transfert interne des malades

Facturation :                                             

    • Exploitation des fiches navettes

    • Recherche des débiteurs

    • Déclaration des assurés sociaux

    • Calculer le PMJH a partir de la fiche navette et préparer la facture au service Statistique

Statistique :                                                                  

    • Etablir un bilan mensuel /trimestriel / semestriel et annuel qui contient toutes les activités des malades, médecins et paramédicaux

    • Calculer les couts de séjours des malades hospitalisés

La caisse  :                                                                           

    • La régie

    • paiement des frais d’hospitalisation

Remarque : d’après la correspondance N° 1502 MSPRH/SG du 07/11/2009 , il faut affecter un médecin généraliste au bureau des entrées ,des structures hospitalières ,qu’il veille au bon renseignement de la fiche navette et a accès au dossier médical du malade pour vérifier et valider les informations transcrites sur la fiche navette, il est aussi responsable de l’information médicale et vérifier la fiabilité et validité des informations saisies dans le logiciel ‘’PATIENT’’…

Le rôle du bureau des entrées :

I /Service du mouvement de la population

Quand un malade se présente au sein de l’établissement pour consultation et le médecin traitant juge que le malade doit être hospitalisé , il lui donne une fiche qui s’intitule DEMANDE D’HOSPITALISATION ou D’OBSERVATION ,le malade se dirige vers le bureau des entrées ,service mouvement de la population ,il leurs présente cette fiche avec sa carte d’identité ou livret de famille plus la carte d’assurance , puis l’administrateur lui établit un billet de salle et une fiche navette qui est un document administratif qui accompagne le patient durant son séjour.

Puis cet administrateur doit enregistrer ce malade dans un registre informatisé qui s’appelle « LOGICIEL PATIENT et D.E.M », et aussi dans des registres papiers qui s’appellent :

A – Registre journal : contient les renseignements généraux du patient (Nom, Prénom, adresse, date de naissance et le date d’entrée à l’hôpital)

B – Registre répertoire : la date d’entrée et du sortie du patient et le mode de sortir (sortie normal, évacuation, mort, contre-avis médicale)

C-Registre mouvement de la population : mentionner la date de l’entrée du patient et le service ou il va hospitaliser, puis la date de la sortie du patient et de quel service est sortie (possibilité de lui changer le service, transfert des patients)

À la sortie du malade il doit présenter la fiche navette qui contient tous les actes fournis par le médecin traitant, les paramédicaux et une liste de tous les médicaments, bilans et Radios que le malade à consommer durant son séjour.

Puis l’administrateur établie un bon de paiement que le patient ou un de ses parents doit se diriger vers la caisse afin de payer les frais de séjours (restauration/hôtellerie en milieu hospitalier) qui sont fixé à 100 Da/jour. Arrêté interministériel N°41/MSP/DC95 du 13 février 1995 et N°65MSP/95 du 20 Mars 1995 Fixant la nature et le montant des ressources provenant des activités propres des établissements publics de santé.

Remarque : les enfants moins de 06 ans et les gens ayants des maladies chroniques ne sont pas concernés par le payement

    • Les autres registres utilisés dans ce service sont :

B – Registre d’évacuation ; instruction : N° 007 MSPRH/MIN du 03 septembre 2006 fixant les conditions d’évacuation des malades

L’évacuation d’un malade est décidée, lorsque l’établissement hospitalier auquel il s’est adressé n’est pas en mesure de lui dispenser les soins médicaux nécessaires, devant l’absence de spécialistes d’équipements ,les établissements hospitaliers se voient obligés de faire recours, pour des impératifs de santé des malades, à d’autres structures situées dans la wilaya ou hors wilaya. un certificat médical délivré par le médecin et une fiche d’évacuation délivrée par le bureau des entrées au patient ,lui permet de se déplacer vers un autre établissement hospitalier après avoir un accord préalable de l’établissement de santé d’accueil en toute sécurité (ambulance, accompagnateur médical ou à défaut paramédical) dès que son arrivée à l’établissement de santé d’accueil une fiche de réception sera établie par la direction et une copie doit être envoyé au bureau des entrées de l’établissement évacuateur

C –  Registre de Passation de consigne

Chaque fin de journée un administrateur doit vérifier et mentionner l’état de marche des équipements dans son bureau (microordinateur/imprimante….) plus l’état de la Morge (vide ou pleine /nombre d’amputation) et aussi le nom de celui qui est chargé de garde.

    • La permission : si le malade hospitalisé a des raisons pour sortir et le médecin traitant le juge possible ou s’il est programmé pour une intervention et c’a sert à rien de le retenir à l’hôpital, le médecin lui donne un certificat de permission où c’est mentionné la dote de sortir et de rentrer que le patient doit le déposer au bureau des entrées, et ces jours-ci ne seront pas comptabilisé

    • Le transfert des patient : le patient a le droit de rester 48h dans les pavillons d’urgences ,plus que ça, il doit être transférer au service d’hospitalisation, un administrateur du bureau des entrées et chargé pour veiller sur l’application de ce transfert, ainsi que sur l’application des permissions, par exemple ;si un malade est sortie sans permission c’est à lui de contacter don domicile se renseigner.., et il est aussi coordinateur entre les hospitalisés et la cuisine (assurer des repas non salés, des repas adéquats pour diabétiques, veuille sur les besoin des hospitalisés avec les paramédicaux…)

1.2. ETAT CIVIL

C’est le deuxième service après le service des mouvements de la population, il est chargé de l’enregistrement et les procédures des différentes formalités des décès

Il distingue quatre types de décès :  

1- Décès durant l’hospitalisation :

Une fois le malade a été hospitalisé et il décède durant son séjour a l’hôpital, dans ce cas, l’hôpital fait appel à la police scientifique pour mentionner la nature de la mort ensuite un administrateur qui est chargé de l’état civil se déplace sur place pour remplir dans un registre (REGISTRE DES DECES) et dans un constat du décès les renseignements général du décédée, le médecin traitant remplit sa partie médical pour déterminer la nature et les causes de la mort, puis l’administrateur se charge de l’enregistrement de ce décédé au niveau de l’APC du secteur ,

Remarque (A) : c’est le seul type du décès ou l’hôpital se charge d’enregistrer le décédé au niveau de l’APC

Remarque (B) : si le décédé réside hors wilaya; ses parents doivent se déplacer vers le CPVA pour avoir un coffre pour le mettre, puis vers la police pour le sous-sceller.et pour avoir un certificat pour pouvoir le transporter vers sa wilaya de résidence

2- Décédé arrivé : dans le cas où un malade est mort Juste a son arrivée à l’hôpital ou en route vers cet hôpital, les procédures changent

La police se présente sur place pour faire son travail et l’administrateur chargé de l’état civil remplit un constat de décès (02 copies), une copie pour les parents du décédé et l’autre sera archivé au bureau des entrées et mentionné dans le registre de décès.

3- Décédé à domicile : les parents se dirige vers un poste de police afin d’avoir une fiche de réquisition, après ils doivent se présenter avec un agent de police à l’hôpital, bureau des entrées, état civil, ile présentent la fiche de réquisition, puis l’administrateur chargé avise un médecin (généraliste et plus)qui doit se déplacer portant la fiche de réquisition et l’ordre de mission pour examiner le décédé et déterminer les causes de sa mort :

a-Mort naturel (déterminé)

b-Mort indéterminé (le procureur décide si elle nécessite une autopsie)

c-Morte volante (autopsie obligatoire)

Une fois le médecin est revenu à l’hôpital, il remplit un constat du décès (2copie) une pour l’hôpital et l’autre pour la famille du décédé

Et ce cas doit être enregistré dans le registre des décès et des réquisitions

Remarque : dans le cas (2.3.) si les parents du décédé veulent le mettre dans la morgue, ils doivent demander une fiche de réquisition de la police et la présenter au bureau des entrées, état civil, chargé de la morgue, et ce cas doit être enregistré dans le registre de la morgue qui contient des renseignements général du décédé.

Si le décédé est resté plus de quatre mois dans la morgue et personne n’a cherché après lui, l’hôpital se charge de son enterrement